Ihre Aufgaben

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• Management komplexer Kalender, Terminplanung, Lösung von Terminkonflikten und Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs für das Leadership-Team
• Koordination von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) und Handling von Reiseplanänderungen
• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, einschließlich Korrespondenz, Dokumentenvorbereitung und Präsentationsunterstützung
• Organisation von Kundenterminen, Workshops sowie internen und externen Veranstaltungen
• Erstellung und Nachverfolgung von Timesheets, Reisekostenabrechnungen und grundlegenden Controlling-Aufgaben
• Unterstützung der allgemeinen Büroadministration
• Professionelle Kommunikation mit Kunden, Partnern und externen Stakeholdern
• Wahrung strikter Vertraulichkeit und Repräsentation des Unternehmens mit einem professionellen, serviceorientierten Auftreten
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Ihr Profil

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• 1–3 Jahre Erfahrung als Executive Assistant oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle, idealerweise in Beratungen, Kanzleien oder Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement; Fähigkeit zur Priorisierung und zum Multitasking in einem dynamischen Umfeld
• Ausgeprägte kommunikative und zwischenmenschliche Kompetenzen sowie die Fähigkeit, Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens aufzubauen
• Ausgeprägtes Urteilsvermögen und Entscheidungsstärke; effiziente und eigenständige Problemlösung
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
• Proaktiv, zuverlässig, detailorientiert und in der Lage, sowohl eigenständig als auch im Team zu arbeiten
• Professionelles Auftreten, Diskretion und eine serviceorientierte Haltung
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office und sicherer Umgang mit digitalen Kollaborationstools